今までに交換した名刺の数はどれくらいでしょうか。
古いデータになりますが、2010年に株式会社キングジムが20歳から49歳の営業職の男性500名に対して行った「名刺に関する意識調査」では、1ヶ月でもらう名刺の枚数の平均は「13枚」、社会人になってから今までにもらった名刺の枚数の平均は「1,173枚」であるという結果がでました。
年齢ごとに比較すると20第平均は392枚。40代の平均は2,074枚ということです。
受け取った名刺が減ることはないので当然の結果ですが、かなりの枚数であることが分かります。
さて、皆様は受け取った名刺をどのように整理しているでしょうか。
今回は名刺の管理方法・保管方法をいくつかご紹介します。
名刺交換直後の一工夫
名刺整理の時によくあるのが「この名刺はどなたの名刺だったっけ……」という、名刺をいただいた相手を忘れてしまうことです。
それを防ぐためには、名刺交換後なるべく早くに交換した相手の情報を余白部分に書き込むことです。
いただいた名刺にメモをするのに気が引ける方もいらっしゃるかもしれませんが、名刺はあくまで相手に自分を覚えてもらうためのビジネスツールです。
顔と名前を一致させ、相手のことを忘れないためにもメモを書き込むことをおすすめします。
メモの内容としては、名刺交換をした日付、場所、要件、相手の特徴、盛り上がった話題のキーワード等がよいでしょう。
また、こういったことを逆手にとって、自分の名刺を相手に覚えてもらいやすいように工夫するのもおすすめです。
あらかじめ顔写真や似顔絵イラストを入れたり、趣味を入れたりすると、相手が名刺を見返したときに一目で「あの人だ！」と思い出してもらえます。
アナログな名刺の整理術
■五十音順に整理
多くの名刺整理グッズは五十音順に名刺を整理することを想定して作られています。
国語辞典のように使えるため、相手の顔と名前が一致している場合には最も効果的な名刺整理の方法といえるでしょう。
よく連絡を取る方の名刺は五十音順に整理すると良いかもしれません。
■時系列に整理
名刺交換をした順に並べて整理することで、名刺交換をした時期から相手を思い出すことができます。
交換したその日に何も考えずファイルするだけなので最も手間がかからない方法です。
交換する名刺の数によって3ヵ月毎や半年毎、1年毎等で分類しておくと、より名刺を探しやすくなります。
■業種別に整理
お付き合いのある業種が多い方は業種別に整理することをおすすめします。
例えば編集者であれば「デザイナー」や「カメラマン」、「ライター」といったように仕事の種類ごとに分類することで、連絡を取りたい人の情報を素早く探すことができます。
■企業名毎に整理
1つの企業でお世話になっている人が数多くいる場合、企業名毎に整理するのも有効です。
人事異動等で名刺が変わり、同じ人と幾度か名刺交換をする機会があった際に、以前いただいた名刺を破棄し、新しい名刺をファイリングしなおすのがとても容易になります。
デジタル名刺な名刺の整理術
名刺管理アプリを使う方法です。
スマートフォンのアプリとしてサービスが提供されているものが多いため、
「スマホで取り込み、パソコンで探す」という使い方が可能です。
どんなに名刺が増えてもかさばらず、必要な名刺を一瞬で検索することができます。
デメリットとしてはすでに膨大な数の名刺を有している場合、最初の取り込みが大変であること、でしょうか。
しかしながら、それを乗り越え「名刺交換をしたらすぐにスマホで取り込むこと」を癖付ければ名刺管理アプリは名刺整理の強い味方になってくれます。
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