封筒には「請求書在中」や「親展」といった文言を記載することがあります。
これにはどんな意味と役割があるのでしょうか。
今回はこれらの封筒に記載する文言について取り上げます。
添え字の意味
「請求書在中」や「親展」といった封筒の表に書かれる文言は「添え字」と言います。
中に入っている書類がなんであるか示す「在中」が使われる書類は次のようなものがあげられます。
・契約書
・請求書
・見積書
・領収書
・納品書
・応募書類
どれもビジネスにおいて重要な書類です。
また「親展」という添え字は「宛名となっている本人が自分で封を切って読んでほしい」ということを示すものです。
そのため、親展の封筒には、他人に封が切られた場合にそれがわかるように封印（緘（かん）、〆や締の文字、はがすと後が残るシール）が押されていることがほとんどです。
本人のみに読んでもらいたい工夫の表われですね。
添え字の役割
こうした添え字の役割は
書類の重要性を伝えることです。
企業に届くDMや封書の数は膨大です。
そんな中で送付した書類が埋もれないために、添え字でその重要性を分かりやすく伝えるのです。
「〇〇在中」という文言があれば、何の書類か一目瞭然で分かり、担当者に書類が渡りやすくなります。
同時に、重要な書類であることが分かれば、相手の手元に届くまで丁寧に扱ってもらえる可能性が高まります。
万一にも送付した封書が紛失することがないよう、自分のための保険と相手への配慮が詰まったものが添え字なのです。
添え字を書く位置
先にも挙げたように添え字の文言は「〇〇在中」や「親展」等ある程度決まっているため、スタンプも販売されています。
もちろん手書きで書いても構いません。
表記方法にこれといった決まりはないのですが、一般的な記入方法、押印位置がどこであるかご説明します。
■記入するタイミング
添え字は書類を封筒に入れる前に記入もしくは押印しましょう。
書類を入れたあとに書くと、中の書類にインクが染み込んだり文字の跡が付いてしまう可能性があります。
忘れがちなポイントですので気を付けてください。
■ 色
添え字は郵便の取り扱い上の文言ではないため色に取り決めはなく、赤でも黒でも青色でもどれでも問題ありません。
しかしながら、宛名や住所と同じように黒で書いてしまうと目立たなくなってしまうため、手書きで記入する場合には赤の油性ボールペンを使用するのがおすすめです。
また、金銭が絡む書類「見積書在中」や「請求書在中」の場合は青色が使用される傾向があります。
■記入位置
ほかの文字と被ってしまったり、見づらい位置に書いてしまったりすると添え字の意味がなくなってしまいます。
縦書きの封筒であれば左下に、横書きの封筒であれば右下に記載するようにしましょう。
■四角く囲む
スタンプの場合は既にそのように作ってありますが、手書きの場合は添え字の周りをまっすぐな線で四角く囲みましょう。
枠で囲むことで添え字を目立たせる効果があります。
なお、枠を書く際は手書きではなく定規を使用してください。
重要な書類であることを念頭に、真っ直ぐできれいな枠で囲うよう心がけます。
以上、添え字のビジネスマナーでした。
規則として厳密に決まっているわけではありませんが、取引先企業との円滑なやり取りをするためにもぜひ参考にしていただけると幸いです。
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